Gestion des bons de livraison

L'essentiel

Dans une boutique box Ciklik, chaque commande d’abonnement génère un bon de livraison qui porte deux dates : la date de création, celle de la commande, et la date de programmation, qui sert à sélectionner les bons de chaque expédition. Avec une date de début de facturation au 1, la date de programmation tombe au 1er du mois selon le cycle de l’abonnement ; un renouvellement ou une reprise avec paiement est programmé au lendemain de la transaction. Chaque soir à 23h57, les administrateurs du site reçoivent par e-mail le fichier des bons programmés le lendemain. Depuis Ventes > Expéditions > Bons de livraison, vous filtrez les bons, changez leur statut, décalez leur date sans toucher aux dates de paiement et les exportez pour votre logistique.

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Dates de création et de programmation

Au niveau des bons de livraison :

la date de création est celle du moment où la commande est passée ;
la date de programmation est automatiquement renseignée au 1er du mois (paramétrage de la date de début de facturation au 1), en fonction du cycle de l’abonnement, selon la date dans le mois à laquelle la commande a été passée. SAUF quand une transaction est passée en dehors du cycle d’abonnement, par exemple si la personne reprend son abonnement, ou si l’abonnement est renouvelé : dans ce cas, la date de programmation du bon de livraison est mise au lendemain du jour où est passée la transaction.

Lors d’un renouvellement d’abonnement (avec tacite reconduction) ou d’une reprise d’abonnement avec paiement, la date de programmation du bon de livraison est le lendemain. La date de création du bon de livraison est celle du jour de la transaction.

Chaque soir à 23h57, les administrateurs de votre site reçoivent par email le fichier des bons de livraison programmés le lendemain.

Dans l’exemple d’un abonnement mensuel, le dernier soir du mois m, vous recevez le fichier de tous ceux qui avaient déjà payé (abonnements 3, 6, 12 mois, et abonnements payés entre le 11 et le 31 du mois m). Le soir du 1er du mois m+1, vous recevez tous ceux qui ont été reprélevés avec succès le 1er.

La colonne first_box est vide pour ces bons de renouvellement, même si l’option First Box est activée sur le transporteur : seul le premier bon d’un abonnement peut être First Box.

Si vos formules sont paramétrées sans périodes fixes et sans gestion des expéditions en masse, les dates de programmation des bons de livraison sont au lendemain de leur date de création.

Filtrer les bons de livraison

Depuis Ventes > Expéditions > Bons de livraison, le filtre Type permet d’afficher uniquement : Abonnement, Addon, Shop & Cartes Cadeaux, E-shop (produits), Cartes Cadeaux ou Offre.

Le filtre Formule permet de sélectionner plusieurs formules d’abonnement et de visualiser les bons de livraison en question. Sont aussi disponibles les filtres Programmé Avant, Programmé Après, Créé Avant, Créé Après, Statut de Commande, Transporteur et Profils.

Changer le statut

Un bon de livraison a le statut Créé à sa création. Pour le modifier, sélectionnez les bons, puis lancez l’action Modifier le statut. Les statuts disponibles sont :

Créé ;
En attente ;
Expédié ;
Livré ;
Programmé ;
Annulé.

Ces statuts sont disponibles dans les filtres de vos bons de livraison.

Si vous filtrez sur un statut pour changer en une fois le statut de tous les bons sélectionnés, vérifiez ensuite qu’il ne reste plus de bons avec le statut initial dans le filtre.

Produits et addons

Si un produit du shop est pris au moment de l’achat d’un abonnement, il est ajouté au bon de livraison de l’abonnement, avec le même numéro ship_.

Pour un produit du shop commandé à part, un bon de livraison est généré avec une date de programmation au lendemain de la commande (de manière à ce que vous soyez notifié par mail).

Quand un client modifie son abonnement

Les modifications d’adresse, de transporteur, de profil, de point relais et de personnalisation sont reportées sur les bons de livraison de l’abonnement programmés depuis le 1er jour de l’avant-dernier mois, y compris ceux dont la date est passée et ceux déjà expédiés.

Vous retrouvez les informations de profil de vos abonnés dans le fichier d’export des bons de livraison (colonne declinaisons).

Créer un bon de livraison supplémentaire

L’action Créer un bon de livraison existe à deux endroits : sur un abonnement, pour renvoyer une box, et sur une fiche client, pour un envoi libre.

Pour un abonné

Allez dans Ventes > Abonnements > Abonnements et ouvrez l’abonnement.
Lancez l’action Créer un bon de livraison.
Remplissez les champs :
- Adresse de livraison : une des adresses du client ;
- Transporteur : un transporteur actif proposé aux abonnements ;
- Livraison Programmée : la date du bon, obligatoire ;
- Nom : facultatif, il remplace le nom des articles sur le bon.
Confirmez.

Le bon reprend les articles de la dernière commande payée de l’abonnement, ainsi que son point relais et sa personnalisation. Aucune commande ni aucun paiement n’est créé : l’envoi n’est pas facturé au client.

Pour un client, hors abonnement

Allez dans Ventes > Clients > Utilisateurs et ouvrez la fiche du client.
Lancez l’action Créer un bon de livraison.
Remplissez les champs :
- Description : le contenu de l’envoi, obligatoire ;
- Adresse de livraison ;
- Transporteur : tous vos transporteurs actifs ;
- Livraison Programmée : facultative.
Confirmez.

Ciklik crée un produit désactivé qui porte la description, une commande à 0 € au statut Payée, puis le bon de livraison. Sans date, le bon n’est pas programmé : les filtres Programmé Avant et Programmé Après ne le trouvent pas.

Décaler la date d’un bon

Allez dans Ventes > Expéditions > Bons de livraison et ouvrez le bon.
Lancez l’action Modifier la date de livraison.
Choisissez l’Intervalle : Mois, Semaine ou Jour.
Saisissez le Numéro : de -90 à 90. Un nombre négatif avance la date.
Cochez Prolonger les prochains pour décaler aussi les bons suivants de l’abonnement.
Confirmez.

L’action n’apparaît que sur un bon programmé à aujourd’hui ou plus tard.
Avec Prolonger les prochains, tous les bons de l’abonnement programmés à partir de la date de ce bon sont décalés de la même durée, quel que soit leur statut. Cette option ne fonctionne pas sur un bon qui n’est pas lié à un abonnement.
Seule la date du bon change. Les dates de paiement de l’abonnement restent les mêmes.
Votre client n’est pas prévenu. Informez-le si besoin.

Exporter les bons d’une expédition

Sélectionnez les bons de livraison avec les filtres, puis lancez l’action Exporter les bons de livraison et choisissez le Format d’export. Les formats et leurs colonnes sont décrits dans Exporter les bons de livraison.

Les exemples ci-dessous montrent comment choisir les dates de filtre pour une expédition.

Cas d’une formule mensuelle

Voici l’exemple le plus courant, où des expéditions sont prévues chaque mois, pour un abonnement mensuel avec une période de facturation du 1er au 10 du mois.

Pour exporter les bons de livraison de l’expédition de janvier, filtrez sur les dates de programmation : Programmé Après le 11 décembre et Programmé Avant le 11 janvier (pour inclure le 10 janvier).

Sont ainsi pris en compte :

les bons de livraison programmés au 1er du mois ;
les renouvellements et reprises avec paiement passés entre le 11 et le 31 du mois précédent (avec une date de programmation au lendemain du jour de la transaction) ;
les nouveaux abonnés ayant passé commande entre le 1er et le 10 du mois.

On sélectionne donc en fonction de la date de programmation des bons de livraison, sur la période souhaitée, du 11 du mois précédent au 10 du mois en cours.

Pour ne garder que les bons des commandes passées entre le 1er et le 10 janvier, ajoutez le filtre Créé Après le 2 janvier.

Cas d’une formule bimestrielle

Voici l’exemple où des expéditions sont prévues en janvier, mars, mai…, pour un abonnement sur une formule bimestrielle avec une période de facturation du 1er au 10.

À la commande, les bons de livraison ont des dates de programmation au 1er décembre, 1er février, 1er avril…

Pour expédier les box de janvier, les nouveaux abonnés inscrits entre le 11 novembre 2020 et le 10 janvier 2021 vont recevoir la box de janvier. Ils ont une date de programmation à la date de début d’abonnement, au 1er décembre.

Pour exporter vos box de janvier, renseignez les filtres de date de programmation de façon à prendre les nouveaux abonnés et ceux dont le cycle d’abonnement est en cours : Programmé Après le 1er décembre 2020 (date incluse) et Programmé Avant le 1er janvier 2021 (date exclue). Pour inclure les reprises d’abonnements entre le 11 novembre 2020 et le 1er décembre 2020, indiquez le 11 novembre dans le filtre Programmé Après.

Pour n’exporter que les nouveaux abonnés entre le 1er et le 10 janvier, renseignez le filtre Créé Après le 2 janvier.

Questions fréquentes

Pourquoi un bon de livraison est-il programmé au lendemain de la commande ?

Quand une transaction a lieu en dehors du cycle d'abonnement, comme un renouvellement ou une reprise avec paiement, Ciklik programme le bon au lendemain de la transaction. C'est aussi le cas d'un produit du shop commandé à part, et de toutes les commandes si vos formules n'ont ni périodes fixes ni gestion des expéditions en masse.

Comment renvoyer une box à un abonné sans la lui facturer ?

Ouvrez l'abonnement dans Ventes > Abonnements > Abonnements et lancez l'action « Créer un bon de livraison ». Le bon reprend les articles de la dernière commande payée de l'abonnement, et aucune commande ni aucun paiement n'est créé.

Décaler la date d'un bon de livraison change-t-il la date de prélèvement ?

Non. L'action « Modifier la date de livraison » ne change que la date du bon, de -90 à 90 mois, semaines ou jours. Les dates de paiement de l'abonnement restent les mêmes, et votre client n'est pas prévenu.

Quelles dates de filtre choisir pour exporter l'expédition du mois ?

Pour une formule mensuelle facturée du 1er au 10, filtrez sur la date de programmation : « Programmé Après » le 11 du mois précédent et « Programmé Avant » le 11 du mois en cours. La date de « Programmé Après » est incluse, celle de « Programmé Avant » est exclue.

Un changement d'adresse de l'abonné modifie-t-il un bon déjà expédié ?

Oui. Les changements d'adresse, de transporteur, de profil, de point relais et de personnalisation sont reportés sur les bons de l'abonnement programmés depuis le 1er jour de l'avant-dernier mois, y compris ceux déjà expédiés. Exportez vos bons avant d'appliquer le changement si vous devez garder la trace de l'adresse d'envoi.

Voir aussi

Exporter les bons de livraison

Liens de suivi de livraison

Ajouter des produits supplémentaires sur un bon de livraison

Paramétrer vos formules d'abonnement en bimestriel